Assistant de Direction (H/F)

Nous recrutons pour notre partenaire spécialisé en gestion documentaire, un Assistant de Direction H/F.

Avec l’Assistante de la Direction des Etudes de l’entreprise, il (ou elle) sera chargé(e) de la gestion administrative de la Direction et des formations clients au sein de la direction Etudes.

Vous préparez un BTS Assistant de Gestion à la rentrée. 

Missions : 

Assistanat de la Direction des Etudes :

• Accueil téléphonique et physique / Gestion des mails
• Tableaux de bord internes (recueil des suivis d’activité, rapports mensuels, suivi des affaires et des CA, …)
• Suivi des frais de déplacements et des congés de la Direction des Etudes
• Suivi des cotations, des ventes et préparation des primes
• Réception et traitement des demandes d’information des autres services
• Distribution des courriers du service / Frappe et relecture des courriers
• Préparation des réunions internes
• Numérisation des documents à mettre dans la base de connaissance DET

Gestion :

• Centralisation de la documentation : archivage
• Suivi de la facturation clients et fournisseurs, suivi des commandes et des livraisons de la DET
• Préparation des modèles de document (planning-suivi DET etc)
• Organisation des déplacements (recherche et réservation des moyens de transport et de l’hébergement)
• Réception et traitement des demandes d’information des autres services
• Gestion de l’archivage physique délocalisé de la Direction

Logistique pédagogique : 

• Préparation des conventions et attestation de formation
• Gestion des équipements formation (recherche et préparation de la salle, vérification et installation du matériel de formation, réservation de la voiture de location, impression des supports pédagogiques…)
• Réservation des repas et pauses pour la formation
• Suivi et mise à jour du stock des documents de fournisseurs remis pendant les formations
• Préparation des dossiers de demande de facturation
• Réponse aux demandes d’information clients sur les formations de la Direction
• Préparation des plannings des formations DET

Qualité :

• Archivage des cahiers des charges (numérisation si besoin) et préparation pour la cotation (lecture rapide du cdc) afin d’alerter sur les impératifs (date de remise, visite obligatoire etc)
• Préparation et envoi des enquêtes clients (mission conseil et formation)
• Réception et enregistrement des résultats des enquêtes clients
• Préparation et archivage sur CD (missions de conseil, des formations et des dimensionnements de la direction

Profil : 

• Autonome
• Rigoureux (se) et très organisé(e)
• Réactivité

Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel) et vous êtes à l’aise rapidement avec de nouveaux outils informatiques.

Vous souhaitez vous investir dans une mission qui vous apportera une réelle expérience.

Date de début : Août/Septembre 2017.